Zusammenfassende Meldung

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) beschreibt eine Meldung an das Finanzamt, durch die jeder Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Umsätze berichtet. Die ZM wurde eingeführt, um das Steueraufkommen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten nach dem Wegfall der Binnengrenzen der EU und der Abschaffung der Einfuhrumsatzsteuer zu sichern.

Zusammenfassende Meldungen gelten als Basis für die Kontrolle der Besteuerung aller innergemeinschaftlichen Dienstleistungen und Lieferungen durch das in der Europäischen Gemeinschaft geltende Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-System (MIAS-System). Informationen, die durch die Abgabe der Zusammenfassenden Meldungen der Unternehmen eingehen, werden in elektronischen Datenbanken innerhalb der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten gespeichert und sind für die Behörden des Bestimmungslandes zugreifbar.

Als Grundlage für die Datenerfassung und somit auch als Voraussetzung für die Teilnahme am EU-Binnenmarkt gilt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Mithilfe der USt-IdNr. kann steuerfrei in andere EU-Mitgliedstaaten geliefert werden, wenn auch der Erwerber im Besitz einer gültigen USt-IdNr. ist und der Erwerb des Gegenstandes beim Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung entspricht. Die USt-IdNr. von ausländischen Unternehmern kann von Unternehmern beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigt werden - und umgekehrt können ausländische Unternehmer bei der jeweiligen zentralen Behörde die USt-IdNr von deutschen Unternehmern nachprüfen.

Wer muss die ZM abgeben?

Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine Zusammenfassende Meldung an das Finanzamt abzugeben, wobei die Melde- und Abgabepflichten dabei strengen Anforderungen unterliegen. Grundsätzlich müssen alle Unternehmer und Organgesellschaften die ZM abgeben, die:

  • Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften ausgeführt haben
  • Steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausgeführt haben
  • Grenzüberschreitende Dienstleistungen erbracht haben, bei denen sich der Leistungsort nach dem Empfängerortprinzip richtet und für die der Leistungsempfänger die Steuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren schuldet. Hier sind nur diejenigen Leistungen, welche aufgrund der Regel des § 3a Abs.2 UStG beim Leistungsempfänger in der EU steuerbar sind, in der ZM gesondert und in der Zeile 41 der Umsatzsteuervoranmeldung zu melden.

Nicht-selbstständige juristische Personen müssen neben ihrem Organträger, dem die Umsätze umsatzsteuerrechtlich zuzurechnen sind, eine eigene ZM abzugeben und benötigen hierzu eine eigene USt-IdNr. Zudem erstreckt sich die Pflicht zur Abgabe einer ZM weiterhin auf pauschalierte Land- und Forstwirte. Nicht nur Unternehmer, sondern auch Freiberufler und Notare müssen die ZM abgeben und dabei die USt-IdNr. Ihrer im Ausland lebenden Mandanten vermerken.

Wer ist von der Meldepflicht der ZM ausgenommen?

Kleinunternehmer sind laut § 19 Abs. 1 UStG von der Meldepflicht ausgenommen. Für Kleinunternehmer gilt keine Erhebung der Umsatzsteuer - somit darf die Umsatzsteuer auch nicht auf Rechnungen ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden.

Dies gilt, wenn sich der Umsatz i.S.d. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG im vorangegangenen Geschäftsjahr auf maximal 17.500 Euro und im laufenden Geschäftsjahr auf voraussichtlich maximal  50.000 Euro beläuft.

Was beinhaltet die Zusammenfassende Meldung?

Für Unternehmer ist es zwingend, in den Umsatzsteuerformularen ihre innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte zu erklären. Es muss weiterhin beachtet werden, dass die Angaben im USt-Formular und in der Zusammenfassenden Meldung übereinstimmen. Weiterhin müssen von den Unternehmen sonstige Leistungen angegeben werden, die im übrigen Gemeinschaftsgebiet erbracht wurden und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Die zuständigen Behörden können dadurch die innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen besser nachprüfen.

Für folgende Umsätze muss somit die Zusammenfassende Meldung erstellt werden:

  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Innergemeinschaftliche Lieferungen (dazu gehören zwischen den Mitgliedstaaten gewerblich gelieferte Produkte)
  • Nicht steuerbare innergemeinschaftliche sonstige Leistungen

Wie wird die Zusammenfassende Meldung eingereicht?

Die ZM muss auf elektronischem Weg eingereicht werden. Die ZM kann über das ElsterOnline-Portal oder über das BZSt Online Portal eingereicht werden. In diesem Prozess wird der Datenübermittler authentifiziert und der elektronisch übermittelte Datensatz vertraulich behandelt. Für die Abgabe sind folgende Dokumente notwendig:

  • Die Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferung und innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Der Einlagebogen zur Zusammenfassenden Meldung

Weitere Informationen zur Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung finden Sie hier.  

Wie kann man Angabefehler in der Zusammenfassenden Meldung korrigieren?

Fehler können in der Zusammenfassenden Meldung innerhalb von einem Monat korrigiert werden. Die Frist von einem Monat beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem der Fehler erkannt wird.

Wann muss die Zusammenfassende Meldung eingereicht werden?

Es gilt als ordnungswidrig, keine Zusammenfassende Meldung zu erstellen. Es folgt ein Brief vom Finanzamt mit einer Aufforderung zur Einreichung der ZM, zusammen mit einer Drohung von einem Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro und einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Falls Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen, kann ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro fällig werden. Auch nach der Zahlung des Zuschlages, Buß- oder Zwangsgeldes ist die Zusammenfassende Meldung weiterhin erforderlich.

Sie müssen keine ZM einreichen, falls Sie in dem jeweiligen Meldezeitraum keine innergemeinschaftlichen Lieferungen oder grenzüberschreitende Leistungen in das EU-Ausland verkauft haben.

Dadurch, dass die Zusammenfassende Meldung zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgeben werden muss, sind die Meldezeiträume vom Umsatz abhängig. Hierbei gilt:

  1. Bei Warenlieferungen:
    • Monatliche Meldung: Bei Umsätzen von über 50.000 Euro. Spätestens bis zum 25. Tag des Folgemonats.
    • Quartalsweise Meldung: Bei Umsätzen, die im Quartal 50.000 Euro nicht überschreiten. Spätestens bis zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende.
  2. Bei Dienstleistungen:
    • Quartalsweise Meldung: Spätestens bis zum 25. Tag nach Ende des Quartals.

Beispiel
Für den Meldezeitraum Januar 2018 ist die Zusammenfassende Meldung auf elektronischem Weg bis spätestens 25. Februar 2018 einzureichen.

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