Welchen Buchhalter brauchen Sie und wie finden Sie den richtigen?

Was macht ein Buchhalter?

In Deutschland ist der Buchhalter keine geschützte Berufsbezeichnung. Um die Tätigkeit ausführen zu können wird ein kaufmännischer Ausbildungsberuf vorausgesetzt. Zusätzlich kann sich ein Buchhalter zum Bilanzbuchhalter weiterbilden. Im Gegensatz zum Steuerberater darf der Buchhalter keinen Jahresabschluss machen. In der Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. Die Buchhaltung kann in vier Teilbereiche unterteilt werden: Finanzbuchhaltung (Fibu), Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung.

Bin ich zur Buchhaltung verpflichtet?

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus  § 238 HGB: „Jeder Kaufmann ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lager seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.  Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem „sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“.

Die steuerliche Buchführungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO). Diese unterscheidet zwischen derivativer (§140 AO) und originärer (§141 AO) Buchführungspflicht.

Derivative Buchführungspflicht nach §140 AO

Wer nach anderen Gesetzen zur Buchhaltung verpflichtet ist, muss gemäß § 140 AO nach dem Steuerrecht Bücher führen. Damit werden insbesondere die handelsrechtlichen Regelungen zur Buchführung (§§ 238 ff. HGB) im Grundsatz auf das Steuerrecht übertragen.

Dies betrifft insbesondere Kaufleute, die nach § 238 HGB zur Führung von Büchern verpflichtet sind. Kaufmann ist gem. § 1 Abs. 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

Ein gewerbliches Unternehmen gilt gem. § 5 HGB stets als Handelsgewerbe, wenn die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Sind Sie von der Buchführungspflicht befreit?

Von der Buchführungspflicht sind Einzelkaufleute befreit, wenn sie:

  • in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren
  • Umsatzerlöse von nicht mehr als je 600.000 € und
  • einen Jahresüberschuss von nicht mehr als je 60.000 €

ausweisen (§ 241a HGB). Des Weiteren entfällt die Verpflichtung zur Erstellung eines Inventars sowie eines Jahresabschlusses. Wenn sich keine Verpflichtung zur Buchführung nach §140 AO ergibt, kann ggf. eine originäre Buchführungspflicht nach §141 AO abgeleitet werden.

Originäre Buchführungspflicht nach § 141 AO

Wenn sich keine Buchführungspflicht nach § 140 AO ergibt, findet die Vorschrift des § 141 AO Anwendung.

Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nach § 141 AO sind:

  • Umsätze von mehr als 600.000 € im Kalenderjahr (einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen der Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 UStG)
  • Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 € oder
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 € im Wirtschaftsjahr oder 
  • Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 € im Kalenderjahr.

Diese Schwellenwerte gelten erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 beginnen.

Die Buchführungspflicht ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen und endet mit Ablauf des Wirtschaftsjahres, wenn die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO).

Brauche ich einen Buchhalter?

Ein Buchhalter bringt viele Vorteile mit sich. Sie können nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch selbst ihr eigenes Unternehmen zeitnah im Überblick behalten. Sie können die Buchhaltung selbstständig durchführen und auf ein Buchhaltungsbüro verzichten. Es ist jedoch ratsam ein Grundverständnis für buchhalterische Tätigkeiten zu haben. Es besteht sonst die Gefahr, dass Ihnen Fehler unterlaufen. Das Verpassen von Fristen kann aufgrund von Nachzahlungen kostspielig sein.

Welchen Buchhalter brauche ich?

Die Buchhaltung kann durch spezialisierte Buchhalter durchgeführt werden. Je nach Einsatzgebiet können Lohnbuchhalter, Finanzbuchhalter oder Bilanzbuchhalter verschiedene Buchhalterservices durchführen. 

Lohnbuchhalter

Die Lohnbuchhaltung ist erforderlich, sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt. Der Lohnbuchhalter ist für die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zuständig. Darüber hinaus ist er für die Einhaltung der fristgerechten Zahlungen der Sozialabgaben und Steuern, sowie für die Pflege der Stammdaten des Personals verantwortlich.

Beim Eintritt neuer Mitarbeiter: Lohnunterlagen müssen eröffnet und die Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet werden. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten, die von der Lohnbuchhaltung berücksichtig werden müssen.

Die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge: Ermittlung der Gesamtbezüge inklusive Lohn- und Lohnnebensteuern, Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge und Erstellung der Entgeltabrechnungen.

Lohnabzüge: Melden und Überweisen von Lohnabzügen an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt oder externe Zahlungsempfänger beispielsweise bei vermögenswirksamen Leistungen.

Meldungen an die Sozialversicherungsträger: Zum Monatsabschluss sind ggf. erforderliche Mitarbeiteraustritte abzuwickeln und durchzuführen. Häufig werden auch Personalstatistiken erstellt.

Abschließen von Lohnkonten: Zum Geschäftsjahresende muss die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten abschließen und diese an die Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit sowie die Statistikämter melden.

Finanzbuchhalter

Die Finanzbuchhaltung ist ein Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens. Sie ist für die externe Rechnungslegung eines Unternehmens zuständig. Die Finanzbuchhaltung liefert die Grundlage für Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse und dient der Dokumentationspflicht gegenüber dem Staat. Grundlage der Finanzbuchhaltung ist das Steuerrecht und das Handelsgesetzbuch.

Der Finanzbuchhalter bereitet die nötigen Zahlen vor, um die Bilanz und Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Ziel ist die Erfassung des Gesamtergebnisses des Unternehmens. Geschäftliche Vorgänge müssen einwandfrei nachvollziehbar sein.

Der Finanzbuchhalter organisiert und überwacht die Finanzbuchhaltung und ist unter anderem für folgende Arten von Buchhaltungsservice zuständig:

Verwaltungstätigkeiten: Belege, Buchungen, Bestands-, Erfolgs- und Privatkonten

Verbuchungstätigkeiten: Löhne, Forderungen und Verbindlichkeiten. Des Weiteren Verbuchung von Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen.

Überprüfungstätigkeiten: Ordnungsmäßigkeit von Inventar, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Ermittlungstätigkeiten: Abfassen von Steuererklärungen und Ermittlung der Werte der Gewerbesteuerschuld und Höhe der Gewerbesteuerzahlung. Steuererklärungen werden abgefasst und Werte wie Gewerbesteuerschuld ermittelt.

Unterstützungstätigkeiten: Unterstützung der Geschäftsleitung bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen: Erfassen und Zuordnen der Kosten- und Leistungsrechnung sowie Erfassen der Deckungsbeiträge. Der Finanzbuchhalter wirkt bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse und Geschäftsberichten mit.

Bilanzbuchhalter

Die Haupttätigkeit ist die Anfertigung von Abschlüssen und Bilanzen welche die Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen im Unternehmen sind. 

Die Aufgabengebiete sind vielseitig und dienen als Hilfestellung beim Entscheidungsprozess des Managements. Folgende Tätigkeiten übernimmt der Bilanzbuchhalter

Kalkulationen, Budgetplanungen, Kostenstellenrechnungen

Erstellen von: Jahresabschlüssen, Erfolgsrechnungen und strategischen Planungen

Steuererklärungen: Umsatzsteuern, Lohnsteuer, Einkommens- und Körperschaftssteuer

Vorbereitende Tätigkeiten: Finanzierungsvergleiche vor Investitionsentscheidungen

Reporting Tätigkeiten: Berichterstattung der geschäftlichen Zahlen an Banken und Investoren

Zusammenarbeit: Mit Wirtschaftsprüfern und Betriebsprüfern der Finanzbehörden

Was kostet ein Buchhalter?

Selbstständige Buchhalter und Bilanzbuchhalter können die Höhe der Gebühren bzw. ihr Gehalt mit den Mandanten frei vereinbaren. Sofern Buchhalter Mitglieder im Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter sind, ziehen Sie in Bezug auf Lohn und Gehalt oftmals die Gebührentabelle des Verbandes heran, sind allerdings beim Schreiben ihrer Rechnungen nicht an diese gebunden.

Aufgrund der individuellen Anforderungen richtet sich der Preis nach Arbeitsaufwand, Schwierigkeitsgrad und Auswertungsumfang der Buchhaltung und Belegsortierung.

Wie werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ermittelt?

Die die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. seit der Einführung der EDV-Buchführung die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS) bilden die Grundlage für ordnungsgemäße Buchführung.  Es handelt sich um bestimmte Regeln der Rechnungslegung und bilden die allgemeine Grundlage für die handelsrechtliche Bilanzierung.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind zum Teil in Gesetzen formuliert und zum Teil aus ungeschriebenen (unkodifizierte) Regeln aus der Praxis abgeleitet. Sie haben Rechtsnormcharakter und sind daher verbindlich anzuwenden. Unkodifizierte Regeln werden in der Literatur anhand von drei Methoden ermittelt.

Nach der induktiven Methode: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden aus Gepflogenheiten der Praxis abgeleitet.

Nach der deduktiven Methode: Verhaltensregeln werden aus den Gesetzen oder aus wissenschaftlich begründeten Theorien des Rechnungswesens abgeleitet.

Nach der Hermeneutik: Als ganzheitliche Methodik und Weiterentwicklung der zwei anderen Methoden wird mit dieser Methode versucht den unterschiedlichen Jahresabschlusszwecken gerecht zu werden.

Was muss ich bei der Buchhaltung beachten?

Gemäß § 239 Abs. 2 HGB müssen die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung lassen sich in Rahmengrundsätze und Abrechnungsgrundsätze systematisieren.

Rahmengrundsätze
  • Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Geschäftsvorfälle müssen objektiv aus den Büchern ablesbar sein. Diese müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen, sie müssen stattgefunden haben und Belege müssen vorhanden sein. Bewahren Sie Kopien auf von Schriftstücken die mit der Buchhaltung zusammenhängen. Externe Dritte müssen auf den Informationsgehalt eines Jahresabschlusses vertrauen können.
  • Grundsatz der Vollständigkeit: Der Jahresabschluss muss vollständig sein, das gesamte Bild des Unternehmens muss im Jahresabschluss erkennbar sein. Alle Vermögensgegenstände sowie Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten und Erträge müssen fristgerecht aufgeführt werden.
  • Grundsatz der Vergleichbarkeit: Gleichartige Güter gehören in die selbe Bilanzposition. Es muss die selbe Gliederung, Bezeichnungen und Bewertungsmethoden für Bilanzpositionen verwendet werden (Stetigkeitsprinzip). Ausserdem ist es wichtig, dass die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmt (Bilanzidentität).
  • Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit:  Die Bilanz muss für sachverständige Dritte nachvollziehbar sein. Ihre Buchhaltung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden. Gemäß § 234 Abs. 2 HGB dient dieser Grundsatz primär der Rechenschaft und der Kapitalerhaltung.
  • Stichtagsprinzip: Alle betrieblichen Sachverhalte müssen am Bilanzstichtag abgebildet werden und chronologisch verbucht werden.
  • Einzelbewertung: Alle Vermögensgegenstände müssen einzeln bewertet werden. Gruppenbewertungen werden aber in bestimmten Fällen zugelassen.
Abrechnungsgrundsätze
  • Grundsatz der Abgrenzung der Sache nach: Alle Aufwendungen die dazu dienen realisierte oder noch nicht realisierte Erträge zu erzielen sind auf die Leistungen zu verteilen.
  • Grundsatz der Abgrenzung der Zeit nach: Regelt die Periodisierung von zeitraumbezogenen Erträgen und Aufwendungen. Diese werden in der Periode erfasst, in der sie anfallen bzw. Vermögensveränderungen bekannt werden.
  • Realisationsprinzip: Gewinne dürfen erst verzeichnet werden, wenn sie realisiert wurden.
  • Imparitätsprinzip: Verluste müssen berücksichtigt werden sobald sie abzusehen und abzuschätzen werden können. Zu beachten ist das Niederwertsprinzip.

Was sind die Konsequenzen bei nicht ordnungsmäßiger Buchführung?

Wird gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verstoßen kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind (§ 162 AO).

In besonders schweren Fällen wird der Konkurs mit einer Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zehn Jahren bestraft. "Ein besonders schwerer Fall liegt in der Regel vor, wenn der Täter aus Gewinnsucht handelt oder wissentlich viele Personen in die Gefahr des Verlustes ihrer ihm anvertrauten Vermögenswerte oder in wirtschaftliche Not bringt" (§ 331 HGB).

Im Konkursfall droht eine Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu zehn Jahren, wenn aus Gewinnsucht gehandelt wurde oder wissentlich viele Personen in die Gefahr des Verlustes ihrer anvertrauten Vermögenswerte oder in wirtschaftliche Not gebracht wurden (§ 283a StGB).

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Unser Service ist kostenlos und hat keine negativen Auswirkungen auf die Preisvorschläge, die Sie von den drei Buchhaltern erhalten.

Unser Service ist nicht bindend. Sie sind nicht dazu verpflichtet Angebote zu akzeptieren.

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