10 Zeitmanagement-Tipps für Steuerberater

Die Anforderungen an den Steuerberater sind über die letzten Jahre stetig gestiegen. Zum einen nimmt die Menge an Informationen sowie die Komplexität der Fälle zu. Zum anderen steigt die Erwartung der Mandanten. Hinzu kommt, dass sich Steuerberater vermehrt mit Fragen außerhalb der traditionellen Steuerberatung auseinandersetzen müssen. So rückt die wachsende Digitalisierung sowie der zunehmende Wettbewerb, das Kanzleimarketing in den Fokus.

Deswegen wird es für Steuerberater immer wichtiger effizient zu arbeiten. Neben den altbekannten To-do-Listen, Prioritäten setzen oder Aufgaben delegieren, gibt es noch andere Zeitmanagement-Tipps, die Sie als Steuerberater einfach in den Alltag integrieren können. Ein Irrtum vorweg: Zeit kann man nicht wirklich managen, übernimmt man jedoch ein paar der Tipps, so können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihren Stress mindern.

1. Positiv denken

Folgender Gedanke hat wahrscheinlich jeder mehrmals am Tag: Ich habe keine Zeit. Dabei haben wir alle jeden Tag 24 Stunden Zeit. Statt sich darauf zu konzentrieren, was man nicht hat beziehungsweise, was einem fehlt, sollte man optimistisch in den Tag gehen. Tatsächlich gelingt es Personen, die so tun als hätten sie mehr Zeit, strategischer, ruhiger und stressfreier zu arbeiten. Um auch tatsächlich mehr Zeit im Alltag zu bekommen, ist es darüber hinaus eine gute Idee eine “Not-to-do-Liste” zu erstellen. Müssen Sie alle E-Mails beantworten oder ständig die Arbeit Ihrer Angestellten kontrollieren oder auch bei jeder Besprechung dabei sein? Wahrscheinlich nicht.

2. Aufgabenliste kürzen

Wenn Ihre Aufgabenliste 20 verschiedene Dinge enthält, werden Sie sich automatisch überwältigt fühlen, bevor Sie Ihren Tag überhaupt richtig begonnen haben. Wählen Sie stattdessen drei Dinge mit hoher Priorität aus, auf die Sie sich fokussieren möchten. Selbst wenn das alles ist, was Sie an diesem Tag erledigen werden, so werden Sie das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben - und wie bereits bei Punkt 1 erwähnt, hilft eine positive Einstellung viel. Haben Sie die Aufgaben bereits nach ein paar Stunden erledigt, können Sie eine weitere kurze To-do-Liste für den Rest des Tages machen.

3. Richtig fokussieren

Der erste Gedanke ist vielleicht, dass man durch Multitasking Zeit sparen kann, doch tatsächlich belegen Studien, dass man nur eine Sache zurzeit richtig erledigen kann. Ist es Ihnen nicht schon einmal beim Lesen aufgefallen, dass Sie plötzlich an etwas anders gedacht haben und Ihre Augen zwar weiter über die Zeilen gewandert sind, Sie sich aber tatsächlich am Ende aber nicht an den Inhalt erinnern? Im Endeffekt müssen Sie den Satz noch ein weiteres Mal lesen. Möchte man also mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, so arbeitet man häufig unkonzentriert, macht mehr Fehler und ist somit am Ende länger mit den Aufgaben beschäftigt.

4. Kalender nicht überfüllen

Sie sollten Ihren Kalender nie mit Terminen überfluten. Zum einen wird es immer unerwartete Unterbrechungen geben. Zum anderen sind nicht alle Termine immer so wichtig wie sie zunächst erscheinen. Überprüfen Sie Ihren Kalender und schreiben Sie die Termine, die sich im Nachhinein als überflüssig entpuppt haben, heraus. So können Sie schauen, ob es auch zukünftig Dinge gibt, die Sie aus dem Kalender streichen können. Darüber hinaus sollten Sie sich richtig vorbereiten. Haben Sie zum Beispiel ein Meeting sollten Sie vorab überlegen (und aufs Papier bringen!), was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Viel zu viele Meetings sind schlecht vor- und nachbereitet, weswegen sie sich als überflüssig herausstellen.

5. Aufgaben bündeln

An einem Arbeitstag können viele unterschiedliche Aufgaben auf den Steuerberater zukommen. Einige der “kleineren” Aufgaben, wie zum Beispiel E-Mails beantworten, Dokumente sortieren und abheften sowie Anrufe tätigen sind häufig nötig, um die größeren Aufgaben zu bewerkstelligen. Ein Tipp hier ist es den Kleinkram in einem Schub zu erledigen. So können Sie sich am Rest des Tages auf das Wesentliche konzentrieren und bekommen auch zwischendurch eine kleine Denkpause.

6. Produktive Zeiten kennen

Es gibt Langschläfer und es gibt Frühaufsteher - auch unter den Steuerberatern. Tatsächlich belegen Studien, dass unsere Gene bestimmen, ob wir morgens oder abends am produktivsten arbeiten können. Es ist von Vorteil, wenn Sie wissen, welcher Typ Sie sind. So können Sie Ihre Arbeitszeiten dementsprechend organisieren. Das heißt, erledigen Sie die komplexeren Aufgaben in Ihrer produktivsten Zeit. Das Mittagstief können Sie zum Beispiel für den Kleinkram reservieren, der ohne großes Nachdenken von der Hand geht.

7. Pausen einlegen

Nach spätestens zwei Stunden fällt die Leistung rasant ab, weswegen Pausen im Alltag enorm wichtig sind, um produktiv und konzentriert zu arbeiten. Gehen Sie einen 10-minütigen Spaziergang um den Block, machen Sie ein paar Schritte in Ihrem Büro oder holen Sie sich eine Tasse Tee im Pausenraum - schon kleine Pausen können Ihnen neue Energie schenken. Wenn Sie merken, dass Sie die Pausen nicht nehmen, dann tragen Sie sie in Ihrem Kalender ein. Und lassen Sie hier Handy am Schreibtisch zurück, sonst werden sie am Ende doch noch eine geschäftliche E-Mail beantworten oder ein kurzes Telefonat mit einem Mandanten führen.

8. Handy ausschalten

Stress zu reduzieren ist nicht nur für Ihre langfristige Gesundheit wichtig, sondern hilft auch die Produktivität im Alltag zu steigern. Es gibt kaum Dinge, die nicht eine Nacht warten können. Es empfiehlt sich also durchaus das Handy nach der Arbeit einfach auszuschalten. Das geht nicht, weil Sie privat noch erreichbar sein wollen? Kein Problem. Legen Sie sich ein Arbeitshandy zu, welches Sie außerhalb der Arbeitszeit weg legen können. Für geschäftliche E-Mails gilt im Übrigen das Gleiche. Statt sie jederzeit zu beantworten, blockieren Sie sich drei oder viermal am Tag Zeit dafür.

9. Realistische Erwartungen schaffen

Seien Sie realistisch, was Sie erreichen können und teilen Sie es Ihren Mandanten mit. Versuchen Sie also nicht zu viel zu versprechen, dafür aber das zu liefern, was Sie versprechen. Dies ist insbesondere in stressigen Zeiten wichtig. Ihre Mandanten werden ansonsten nervös und frustriert, was sie wiederum bei Ihnen am Telefon herauslassen. Klären Sie von Anfang an, wann der Mandant was von Ihnen erwarten kann.

10. Belohnungen planen

Ein kurzer Tipp zum Ende: Hat man etwas worauf man sich am Ende der Arbeitswoche freut, so arbeitet man effektiver darauf hin. Ob Sie in Ihr Lieblingsrestaurant gehen oder ein Wander-Wochenende planen - belohnen Sie sich selbst für Ihre harte Arbeit.

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Posted: 09 Apr, 2018

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