Tipps zur Buchhaltung für Klein- und Mittelunternehmen: Inhouse vs. Outsourcing

Für Klein- und Mittelunternehmen (KMUs) gibt es oft zwei Möglichkeiten in Bezug auf das Rechnungswesen: Die Buchhaltung kann hausintern ausgeführt werden oder ausgelagert werden. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile. Wir stellen Ihnen die unterschiedlichen Möglichkeiten vor.

Einige Unternehmen lager Ihre Buchhaltung in andere Länder aus. Es gibt jedoch auch zahlreiche Büros in Ihrer Nähe, die sich spezialisiert haben und diese Dienstleistungen anbieten. Dabei handelt es sich um Finanz- und Lohnbuchhalter, mit der entsprechenden Qualifikation und Erfahrung. Des Weiteren, bieten sie Ihnen Leistungen an, die gesetzlich geregelt sind gem. §6 Abs. 3 und 4 StberG.

Alternativ zu Outsourcing können Sie die Buchhaltung Inhouse durchführen. Die beste Option hängt von den Bedürfnissen und Wünschen Ihres Unternehmens ab. Je nach den Anforderungen und Gegebenheiten können Sie natürlich auch Ihre Entscheidung ändern sprich die Buchhaltung zuerst auslagern, später jemanden einstellen und dann wieder Buchhaltungstätigkeiten einem externen Buchhalter übergeben.

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Outsourcing der Buchhaltung

Obwohl es genug Gründe gibt, sich für einen internen Buchhalter zu entscheiden, gibt es auch viele Gründe, einen externen Buchhalter einzustellen. Einer der häufigsten Gründe für die Wahl eines externen Buchhalters, sind Kosteneinsparungen. In vielen Fällen ist es günstiger, die Buchhaltung auszulagern. Wenn Sie jemanden anstellen, dann müssen Sie auch an Sozialleistungen denken, die Sie bezahlen müssen, wie zum Beispiel Arbeitnehmerversicherungen.

Es gibt auch Zeiten in denen Sie weniger Unterstützung von einem Buchhalter benötigen. In diesem Fall ist ein interner Buchhalter nicht von großem Nutzen für das Unternehmen und mit hohen laufenden Kosten verbunden.

Ein weiterer Vorteil sich fürs Outsourcing zu entscheiden, besteht darin, dass Sie Zugriff auf eine breite Palette von Buchhaltern mit umfassendem Wissen haben. Wenn Sie einen hauseigenen Buchhalter einstellen, kann dieser meistens nur sehr allgemeine Tätigkeiten übernehmen. Beim Outsourcing können Sie auf Experten zurückgreifen, die spezialisiert sind und Sie daher in verschiedenen Bereichen beraten und unterstützen können. Somit können Sie sicherstellen, dass Sie immer den besten Rat und Service erhalten. Solche Experten sind auch immer über rechtliche Änderungen informiert.

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Gründe für Buchhaltung-Outsourcing

Spielen Sie schon mit dem Gedanken, Ihre Buchhaltung außer Haus durchführen zu lassen? Hier finden Sie 4 gute Gründe dafür:

1. Das Know-how reicht nicht aus oder ist veraltet

Wenn dies der Fall ist, sollte die Buchhaltung ausgelagert werden. So können Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen. Dabei geht es nicht nur um die täglichen Belege und Rechnungen, sondern auch darum, steuerrechtliche Fragen richtig zu beantworten und zu lösen. Des Weiteren müssen Sie alle Änderungen und Aktualisierungen im Rechnungswesen rund um das Thema Steuern kennen. Sonst besteht die Gefahr, dass Ihnen kostspielige Fehler unterlaufen.

Das Bundesministerium für Finanzen hat strengere Regelungen eingeführt zu denen auch die Regeln zur allgemeinen Buchführung gehören. Das bedeutet, dass Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen erfasst werden müssen. Des Weiteren müssen Buchungen und Aufzeichnungen unverändert sein. Die Aufbewahrung von elektronische Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten ist verpflichtend.

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2. Fokus auf das Kerngeschäft & Zeit sparen

Wenn Sie die Buchhaltung auslagern, können Sie sich auf das Kerngeschäft fokussieren und können Ihre Mitarbeiter für andere Tätigkeiten einsetzen. Im Allgemeinen können Sie die Buchhaltung nicht an einem Tag abarbeiten, sondern es handelt sich um eine kontinuierliche Tätigkeit. So sparen Sie Zeit, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter die Buchhaltung nicht selbst abwickeln müssen.

Sie sollten also an die Opportunitätskosten denken: Was kann Ihr Mitarbeiter in derselben Zeit tun, anstatt die Buchhaltung abzuwickeln? Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Fachkräfte in den richtigen Bereichen?

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3. Risiko reduzieren

Buchhaltungs-Outsourcing schützt Sie vor Fehlern und minimiert das organisatorische Risiko. Die Haftung übernimmt meist der externe Dienstleister. Sie können sich daher auf andere Geschäftsfelder konzentrieren und sich auf Ihren spezialisierten Buchhalter verlassen. Die korrekte Durchführung von Aufträgen und die Einhaltung der Rechtsvorschriften und Fristen liegen im Aufgabenbereich des externen Dienstleisters.

4. Prozessoptimierung & Digitalisierung

Wenn Sie die Buchhaltung Inhouse abwickeln, sollten Sie an die technischen und logistischen Kosten denken. Sie brauchen unter anderem Anwendungsprogramme, eine Schutzsoftware sowie Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramme. Des Weiteren sollten Prozesskoordinierung, Implementierung der Software und Systemverwaltung, Schulungen in der Bedienung der Hardware und Software sowie Instandhaltung nicht außer Acht gelassen werden.

Des Weiteren ist Digitalisierung ein großes und wichtiges Thema, das Sie nicht unterschätzen sollten. Die digitale Archivierung von Buchhaltungsunterlagen erfordert einen entsprechenden Serverraum. Ein externer Dienstleister kann einen sicheren Serverraum zur Verfügung stellen und so können Sie Kosten sparen.

Buchhaltung Inhouse

Aber auch einen hauseigenen Buchhalter einzustellen hat Vorteile. Dazu gehören besonders diese 3 Vorteile:

1. Buchhalter kennt das Unternehmen und ist vor Ort

Wenn sich Ihr Unternehmen mit sehr spezifischen oder spezialisierten Buchhaltungsangelegenheiten befasst, kann es von Vorteil sein einen Buchhalter anzustellen. Dieser ist dann auf Ihr Unternehmen und die besonderen Gegebenheiten genaustens informiert.

2. Flexibilität

Darüber hinaus haben Sie gewisse Freiheiten, wenn Sie einen Buchhalter selbst einstellen, denn Sie können selbst definieren welche Aufgaben er hat. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, sind Sie meistens an gewisse Pakete gebunden. Möglicherweise ist ein individuelles Paket mit höheren Kosten verbunden. In einem wachsenden Unternehmen besteht bei der Anstellung eines hauseigenen Buchhalter die Möglichkeit zum Multitasking. Wenn Ihr Buchhalter das Team gut kennt, hat dies auch einen Vorteil. In Zeiten wo er weniger ausgelastet ist, kann er andere Aufgaben übernehmen, um das Unternehmen zu unterstützen.

3. Kürzere Wartezeit

Haben sie kurz eine Frage zur finanziellen Situation? Dann ist es einfacher, wenn Sie einen hausinternen Buchhalter beschäftigen. Sie können schnell und ohne großen Aufwand, die benötigten Informationen erhalten. Der große Vorteil ist, dass Sie sich die Wartezeit ersparen. Des Weiteren können Sie auch sicher sein, dass Informationen zur finanziellen Situation innerhalb des Unternehmens bleiben.

Was ist die richtige Wahl?

Ob Sie die Buchhaltung außer Haus machen lassen oder einen Firmeneigenen Buchhalter einstellen, können nur Sie selbst entscheiden. Letztendlich müssen Sie festlegen, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie die Buchhaltung auslagern möchten, können wir Ihnen jedoch helfen, einen passenden Buchhalter zu finden. Lesen Sie hier nach wie Ageras funktioniert. 

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Buchhalter finden

Posted: 29 May, 2018

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