Die meisten Unternehmer müssen derzeit gezwungenermaßen durch das Coronavirus von zu Hause arbeiten. Wie Sie diese Zeit effizient und profitabel nutzen können, erfahren Sie hier.

Dank Laptop, Handy und einer funktionierenden Internetverbindung können jetzt schon viele Berufe außerhalb des Büros getätigt werden. Arbeitnehmer aus dem Marketing, Vertrieb, Entwicklung oder Projektmanagement arbeiten teilweise schon von zu Hause.

Ist Ihr Unternehmen größtenteils digitalisiert, erleichtert das den Wechsel zum Homeoffice um einiges. Falls nicht, ist dies der richtige Zeitpunkt Systeme und Tipps zu implementieren, um das Arbeiten zu vereinfachen.

Was ist Homeoffice?

Unter Homeoffice wird ein Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden verstanden, welches steuerlich geltend gemacht werden kann. Homeoffice wird außerdem weitreichend als flexibles Arbeiten definiert.

5 Tipps, um das Arbeiten von zu Hause produktiv zu gestalten 

1. Setzen Sie Ziele

Starten Sie jeden Morgen, als ob Sie ins Büro gehen würden, um Arbeit und Zuhause zu trennen. Erstellen Sie sich ein heimisches Arbeitszimmer, mit allem was sie brauchen. Einen bequemen Bürostuhl, Laptop oder PC und Bildschirme oder Webcams. Kümmern Sie sich um die richtige Grundausstattung in Ihrem Zuhause, damit Sie Ihre Arbeit reibungslos vollbringen können. Ist Ihr Unternehmen schon im neuen Zeitalter angekommen und auf eine digitale Arbeitsweise umgestiegen? Das vereinfacht das Arbeiten von Zuhause immense.  

Bilden Sie eine Routine zu Hause in dem sie sich einen Platz zu arbeiten schaffen, an dem Sie genug Platz für Ihren PC oder Laptop haben und etwas Ruhe finden können. Eine gut funktionierende Internetverbindung ist das A und O für produktives Homeoffice. Verbindungen zu internen Channels und Zugängen müssen vorher gesichert werden, sodass Daten geschützt sind.

2. Leitlinie erstellen – Vorraussetzungen und Erwartungen absprechen

Erstellen Sie einen klaren schriftlichen Plan wie die Arbeit zu Hause aussehen soll. Was erwarten Ihre Mitarbeiter vom Home-Office? Was sind Voraussetzungen für Sie?

Beschreiben Sie wie der Arbeitstag aussehen sollte, mit einer Naricht zu Beginn und Ende des Tages? Oder doch lieber mit Task-Meilensteinen? Entwickeln Sie eine Routine, um Normalität in den Arbeitsalltag zu bringen. 

3. Klare Vereinbarungen und Aufgabenverteilung

Machen Sie sich eine To-Do-Liste mit allen Dingen, die an dem Tag bearbeitet werden müssen. Als weitere Hilfe setzen Sie sich Meilensteine zu bestimmten Uhrzeiten, um alle Aufgaben zeitgemäß zu erledigen.

Um strukturiertes Arbeiten zu garantieren, legen Sie die Rollen und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter genau fest, gegebenfalls bei morgendlichen Meetings, dadurch entsteht Routine. Starten Sie den Tag mit einem Teammeeting am Morgen, um zu besprechen was an dem Tag erledigt werden muss. Dies stärkt zusätzlich den Teamgeist. Um den Teamgeist aufrecht zu erhalten, erstellen Sie virtuelle Kaffeepausen oder Friday Bars, zu denen sich alle Mitarbeiter per Video dazuschalten können.

4. Systeme nutzen

Tools, um die Kommunikation untereinander zu vereinfachen, sind jetzt am Wichtigsten. Falls noch nicht vorhanden, implementieren Sie Tools wie Slack, informelle Chat-Kommunikation, oder Zoom zum Vereinfachen von Videokonferenzen. Kommunikation ist beim Home Office das A und O.

Es sollte eine regelmäßige Abstimmung untereinander im Team stattfinden, um die Arbeitsprozesse in Gang zu halten. Telefon- oder Skype-Konferenzen sollten somit zu einem festen Zeitpunkt wöchentlich stattfinden.

Finden Sie den richtigen Kommunikationsweg mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern. Für den Chef ist es eventuell angemessener über eine formelle E-mail zu kommunizieren als mit einem Kollegen über eine informelle Naricht oder Skype-Call.  Bei klaren Fragen ohne offene Antwort ist eine E-mail der einfachste Kommunikationsweg. Kommt es jedoch zu komplexeren Frage und Angelegenheiten sollten Sie eine Telefon- oder Video-Konferenz einrichten, um Dinge direkt zu klären, anstatt Zeit zu verschwenden. Vereinbaren Sie dafür einen Termin für ein Telefonat und besprechen Sie vorher über Email die Agenda, die zu besprechen ist. Halten Sie Informationen gezielt fest und schreiben Sie Zusammenfassungen von Telefonaten als E-Mail um keine Missverständnisse entstehen zu lassen und alle Daten und Ergebnisse an einem Ort zu haben.

5. Vertrauen

Zu Beginnen ist das wichtigste Vertrauen. Sie müssen sich sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter loyal auftreten und ihre Aufgaben zeitnah erfüllen.  Durch Vertrauen gegenüber Ihren Mitarbeitern wird der Teamgeist gestärkt und die Produktivität gesteigert, was sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken wird.

Vor- und Nachteile vom Home Office

Vorteile

Nachteile
Kostenreduktion Koordination wird schwerer
Erhöhte Produktivität Datensicherheit kann gefährdet sein
Vertrauen wird gestärkt Teamgefühl geht verloren 
Flexibel Job und Familie vereinbaren Kontrolle schwer messbar
Stress reduzieren  

Es gibt viele Punkte, die hier zu betrachten sind. Jedoch überwiegen die Vorteile den Nachteilen, da es Wege gibt die Nachteile auszugleichen. Eine gute Koordination kann gewährleistet werden, indem genaue Regelungen und Vorraussetzungen festgelegt werden. Durch virtuelle Kaffeepausen, FridayBars oder Morgenmeetings wird das Teamgefühl gestärkt und erhalten. Die Arbeit der Mitarbeiter kann durch Task-Fullfillment ganz einfach gemessen werden. Die meisten Mitarbeiter werden im Home Office produktiver, da Familie und Job leichter zu vereinbaren ist und der Stress verringert wird.

 

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