Für viele Arbeitnehmer ist es eine der attraktivsten Leistungen über das Gehalt hinaus ein Firmenwagen. Vor allem die Möglichkeit, den Firmenwagen privat zu nutzen, macht ihn zum begehrten Objekt. Welche steuerlichen Konsequenzen und Bedingungen ein Firmenwagen mit sich bringt, erfahren die Nutzer oft erst, wenn es Zeit für die Steuererklärung ist. 

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Planen Sie die Konsequenzen der Firmenwagennutzung

Wer mit seinem Arbeitgeber gute Konditionen verhandelt, kann sich schon bald über einen Dienstwagen mit Sonderausstattung zur beruflichen und privaten Nutzung freuen. Um als Firmenwagen anerkannt zu sein, muss dieser Teil des Betriebsvermögens sein.

Dabei gilt: Je höher der Listenpreis und je länger der Arbeitsweg, desto höher der geldwerte Vorteil, den Sie zu versteuern haben.

Stellt Ihnen der Arbeitgeber einen Neuwagen, kommen Kosten für Extras und Sonderausstattung zum Listenpreis hinzu, wenn das Auto bei Erstzulassung entsprechend ausgestattet ist.

An der Basis ändert sich auch nichts, wenn der Firmenwagen ein gebrauchtes Auto ist. Es wird stets der Listenpreis für ein Neufahrzeug als Maßstab genommen, auch wenn das Unternehmen ein Gebrauchtfahrzeug stellt oder der Verkäufer hohe Rabatte gewährt.

Firmenwagen nur dienstlich oder auch privat nutzen?

Wie das Fahrzeug genutzt und welche Methode der Versteuerung bevorzugt wird, sollten Arbeitgeber im Vorfeld festlegen.

  • Dient Ihnen der Firmenwagen zur Privatnutzung, entsteht steuerlich gesehen ein geldwerter Vorteil.
  • Wollen Sie die Versteuerung vermeiden, brauchen Sie nur darauf zu verzichten, den Firmenwagen privat zu nutzen. Schließen Sie in diesem Fall die private Nutzung schriftlich aus, beispielsweise im Arbeitsvertrag.

Übrigens genügt für die Steuerpflicht des Nutzungswertes bereits die Möglichkeit der privaten Nutzung. Wurde diese nicht per Einzelarbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung untersagt, müssen Sie die rein dienstlichen Fahrten Ihrem Finanzamt per Fahrtenbuch belegen (BFH, Az. VI R 39/13).

Wichtige Fragen

Ist die Privatnutzung des Autos vertraglich vorgesehen, stellt sich die Frage: Wer darf den Firmenwagen fahren und wo? Einige Unternehmen akzeptieren auch die Ehepartner als Fahrer. Diese Einwilligung sollte unbedingt schriftlich fixiert sein, bevor das Lenkrad in andere Hände kommt.

Zudem sollte zweifelsfrei definiert werden, wo das Fahrzeug unterwegs sein darf. Gibt es eine Kilometerbegrenzung? Außerdem: Wer trägt die Kosten für die Tankfüllung? Es empfiehlt sich eine Tankkarte des Arbeitgebers, weil diese Alternative zur Fahrtkostenerstattung bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei ist.

Wie wird ein Firmenwagen versteuert?

Die Vorteile der Privatnutzung von Firmenwagen möchte kaum jemand missen. Kauf und Wartungskosten eines Privatwagens entfallen und oft ist der Dienstwagen komfortabler und hochpreisiger, als es das eigene Fahrzeug war. Dieses Privileg, im Fachjargon Nutzungswert genannt, muss der Arbeitnehmer als Arbeitslohn zuzüglich darauf entfallender Sozialabgaben versteuern. Damit werden der Wertverlust des Firmenfahrzeugs, Steuern und Versicherung, Wartung und Reparaturen etc. ausgeglichen.

Auch an Selbstständigen geht die Versteuerung bei Firmenwagen mit Privatnutzung nicht vorbei. Dafür können sie sämtliche Ausgaben im Zusammenhang mit dem Fahrzeug als Betriebsausgaben geltend machen. Darüber hinaus hat ein Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtig ist, Anspruch auf die Rückerstattung der auf diese Kosten entfallenden Mehrwertsteuer.

1-Prozent-Methode oder die Fahrtenbuch-Methode?

Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Varianten: Beliebt ist bei vielen Arbeitgebern die Pauschalvariante, bekannt als 1-Prozent-Methode. Die Alternative ist der Einzelnachweis, bei dem man ein Fahrtenbuch führen muss.

Welche Variante als Grundlage für den Nutzungswert dient, legt ein Arbeitgeber für das kommende Geschäftsjahr fest. Für ein Fahrzeug darf die Methode nicht während des laufenden Jahres gewechselt werden (BFH, Az. VI R 35/12).

  • Die Pauschalversteuerung ist die am meisten genutzte Ermittlungsart. Dabei rechnet das Unternehmen dem steuer- und sozialversicherungspflichtigen Lohn des Arbeitnehmers bei der monatlichen Abrechnung 1 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs hinzu. Die Gesamtlohnsumme wird dann in die Steuererklärung (Anlage N) eingetragenn

  • Es wird stets mit dem kompletten Monatsbetrag gerechnet, auch wenn das Fahrzeug nur selten privat genutzt wurde.

  • Dazu kommt die Entfernungspauschale, die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit pro Monat und Entfernungskilometer 0,03 % des Fahrzeug-Listenpreises beträgt.

Beispielrechnung 1-Prozent-Methode: 

Der Bruttolistenpreis des Dienstwagens beträgt 30.000 Euro. Die Entfernung zum Arbeitsplatz ist 25 km. Ihr monatliches Gehalt liegt bei 3.500 Euro.

3500 € Monatsgehalt

  • 300 € [1-Prozent-Regelung: 1 % von 30.000 € - geldwerter Vorteil]

  • 225 € [Geldwerter Vorteil Privatnutzung: 0,03% von 30.000 € x 25 km]

= 4025 € Steuerbrutto

Fazit

Die 1-Prozent-Methode empfiehlt sich vor allem dann, wenn der Firmenwagen im Verhältnis mehr privat als beruflich genutzt wird.

Sie brauchen Beratung vom Experten beim Thema Firmenwagen und Steuern? Lassen Sie sich einen Steuerberater finden, der Ihnen dabei und bei sämtlichen steuerlichen Angelegenheiten helfen kann. 

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Fahrtenbuch-Variante

Deutlich aufwendiger ist die Fahrtenbuch-Variante:

  • In das Fahrtenbuch ist zeitnah nach Erledigung jede Fahrt einzutragen, nicht nur die privat gefahrenen Kilometer.

  • Nachträgliche Eintragungen am Stück sind nicht zulässig, spätere Änderungen auch nicht.

  • Wer sein Fahrtenbuch nicht papierhaft, sondern per PC oder Smartphone führt, hat sicherzustellen, dass Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen sind.

  • Zudem muss der Arbeitgeber bei der Fahrtenbuch-Variante unterjährig Lohnsteuer für den steuerpflichtigen Nutzungswert berechnen. Dazu müssen die Gesamtkosten eines Fahrzeugs ermittelt werden, die sich aus folgenden Faktoren inklusive Mehrwertsteuer zusammensetzen:

    • Benzin

    • Öl

    • Reifen

    • Inspektion

    • Reparaturen

    • Abschreibung (AfA)

    • Kfz-Steuer

    • Kfz-Versicherung

    • Leasingraten

    • Garage oder Kfz-Stellplatz

  • Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, vollständig und zeitnah geführt, kann das Finanzamt stattdessen die Pauschalversteuerung anordnen. Die Folgen können Nachforderungen von Lohnsteuer und Sozialabgaben sein.

Unser Tipp

Fazit: Ein Fahrtenbuch kann sich lohnen, wenn Sie Ihren Geschäftswagen wenig privat nutzen, d. h. maximal 15 Tage pro Monat oder 180 Tage pro Jahr.

Elektrofahrzeuge werden steuerlich begünstigt

Unternehmen, die ihre Firmenwagenflotte auf Elektrofahrzeuge umgestellt haben, begünstigen nicht nur die Umwelt, sondern auch ihre Arbeitnehmer. Denn umweltfreundliche Fahrzeuge können diese mit einen geringeren Nutzungswert ansetzen. Das betrifft sowohl Elektro-/Hybrid-Autos wie auch als Kraftfahrzeug anerkannte Elektroroller, E-Scooter, E-Bikes und Pedelecs.

Alle Fahrzeuge dürfen nicht mehr als 40.000 EUR Listenpreis kosten. Wurden bzw. werden diese zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2021 gekauft oder geleast, beträgt der geldwerte Vorteil statt 1 % nur 0,25 % des Bruttolistenpreises.

Liegt der Listenpreis höher oder wurde das Elektro-, Hybrid oder Brennstoffzellenfahrzeug bereits in 2018 gekauft bzw. geleast, liegt die Versteuerung des geldwerten Vorteils etwas höher: Hier müssen 0,5 % des Listenpreises versteuert werden.

Zudem gilt, dass der Arbeitgeber bei den vor 2019 angeschafften Fahrzeugen dieser Art die Anschaffungskosten für das Batteriesystem vom Listenpreis abziehen darf. Das erspart bei Kauf oder Leasing in 2018 maximal 7.500 EUR. Dieser Abzug wird seit 2018 auch für Brennstoffzellenfahrzeuge gewährt.

Geldwerter Vorteil und Werbungskosten

Wenn Sie den Dienstwagen privat nutzen und dafür den geldwerten Vorteil versteuern, können Sie Werbungskosten geltend machen. Das ist möglich, indem Sie die Entfernungspauschale für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ansetzen. Die Verrechnung erfolgt mit der Steuererklärung. Eine sofortige Kürzung des Nutzungswerts ist unzulässig.

Tipp: Diese Geltendmachung von Werbungskosten und die Versteuerung des Nutzungswertes gelten nicht für Dienstreisen zu anderen Arbeitsstätten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

Wenn Sie einen Firmenwagen ohne Privatnutzung fahren, Sie diesen jedoch von Ihrem Wohnort zur Arbeitsstätte einsetzen, müssen Sie sich Entfernungskilometer anrechnen lassen. Statt der 1 %-Regelung fallen pro Entfernungskilometer 0,03 % des Listenpreises an. Dieser Anteil wird zur monatlichen Lohn-/Gehaltszahlung addiert.

Sie haben immer noch Fragen zum Thema Dienstwagenbesteuerung? Dann lassen Sie sich einen Steuerberater finden, der Ihnen dabei und bei sämtlichen steuerlichen Angelegenheiten helfen kann. 

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